派遣事務の引き継ぎに必要なのは業務マニュアルと心配を取り除くこと

この仕事辞める！と転職を決め、派遣契約を終了します。

ようやく後任者が決まり、仕事内容の引き継ぎを始めました。

限られた時間で効果的に業務内容を伝えたいものです。

仕事のスムーズな引き継ぎのために必要なのはマニュアル？それとも時間？

マニュアルがあれば完璧？

業務マニュアルがあれば引き継ぎは完璧！とはいきません。それでも文書でマニュアルがあると助けになるのは確かです。

誰でも身に覚えがあると思いますが、口頭で言われたことって印象に残らないんですよね。耳で聞いただけのことは、慣れない後任者の右から左へ通り抜けてしまいます。

• 文字や画像を見ながら言葉で説明する。
• メモを取ってもらう。
• 使用するシステム画面や資料を使いながら、実際に手を動かしてもらう。

そうして実践で理解を定着させてもらうしかありません。

引き継ぎに十分な時間はどのくらい？

業務内容によっても違いますが、引き継ぎに十分な時間が取れると助かります。
後任者があとで「そんなこと聞いてない！」という不安や不満に感じないようにしたいものです。

でも実際には1週間から２～３日なんてことも?!
２週間～１か月あれば、十分な引き継ぎができそうですかねぇ。

前任者の伝え方・後任者の聞き方

派遣社員同士の引き継ぎの難しさは、言葉が思った通りに伝わらないことです。

お互い理性のある大人なのだけど、どうして理解できないの？どうしてわかりやすく説明してくれないの？と感情的になりがちです。けんか腰まではいかなくても、表情や語尾の強さに不満が見え隠れすることもしばしば。

これはしかたないですよ。お互い出会ったばかりの慣れない相手に戸惑っているのです。

• 後任者が来てくれたから引き継げると感謝の気持ちを持つ。
• 前任者がいる間に分からないことをなくす努力と質問をする素直さを持つ

前任者ができることは、後任者が一人になっても困らないだけの業務・作業の手順や知識を得る手助けをすること。

後任者は自分が一人になっても困らないだけの理解を早く獲得することが一番大切です。

伝えると伝わるは違うということ

引き継ぎを始めてみてはっきりわかるのは、伝えているつもりのことが相手には十分伝わっていないということです。昨日マニュアルを使いながら教えたばかりの作業が、今日はもうわからないのです。

• 後任者は見たことも無い書類や製品名に慣れていない。
• 職場の人や雰囲気に慣れていないので緊張している

本来先に受けるはずの研修などが会社の連絡不備で遅れている不安や、前任者が辞めてしまった後に質問できる人がいるかどうか不安なのです。

そういう不安な気持ちを理解して、これはもう根気よく説明して伝えていくしかありません。

引き継ぎを終え職場を離れる日は来る

そうこうしているうちに前任者の契約終了日は近づきます。引き継ぎ作業で大切なのは、後任者の不安を解消してあげることだと思います。

• わからないときに聞ける人がいる
• どこのファイルを開けば必要な資料を見つけられるか知っている

それだけで十分、引き継ぎが成功したと言えるのではないでしょうか？

そして職場を離れる前任者は、今度は新しい転職先で業務を引き継いでもらう番です。

まとめ

後任者のために伝わるマニュアルを作って

伝えると伝わるは違うということを自覚して

引き継ぎは今まで続けてきた派遣事務の総決算。

お互い気持ち良く引継ぎ作業を終わらせて、新しい仕事をスタートさせたいものです。

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