派遣の働き方は、長期の派遣契約であっても3か月ごとの更新で3年までと決まっています。
短期契約であればもちろんのこと、自己都合であれ契約期間終了のためであれ、いづれは派遣先の職場を去ることになります。

 

これまであなたがやってきた仕事のやり方は、簡単に短期間に引き継げるものですか?
もしそうでないなら、やはり引き継ぎマニュアルは作成しておきましょう。




派遣社員の引き継ぎ期間は短いことが多い

私の今までの経験からすると、派遣契約を継続するかどうかを打診されるのが契約終了日の1.5ヶ月前くらいです。契約を継続しないとなれば、それから派遣元会社は新しいスタッフを探し、派遣先に紹介し、合意・契約が成立すると後任者が決まります。

 

引き継ぎ期間が1か月あれば多いほうです。だいたい2週間から10日。短いと2~3日なんてこともあります。

 

前任者はその短い期間で仕事内容を伝え、後任者はまだ新しい職場と仕事に慣れないうちに前任者がいなくなってしまうのです。

 

マニュアルは後任者にわかりやすいように

引き継ぎマニュアルを作成することは、これまで自分の関わってきた仕事を見返して、あぁ、こうやればやりやすかったかな?と見直すきっかけにもなります。

 

初めて見る仕事内容に不安がいっぱいの後任の派遣スタッフさん。なるべくストレス無く新しい仕事をスタートしてもらいたいですよね。

 

え?もう自分は辞めるのだから関係ない?
まぁまぁ。そんなこと言わず。今まであなたが頑張ってきた記念に作りましょう。

 

引き継ぎマニュアルの作り方

会社によって職種によって全くやり方が違うかもしれないと思います。
私は英文事務・貿易事務・営業事務をやってきたので、書類作成や社内システム使用の方法が引き継ぎたい項目です。

 

いつ・何を・どうやって・誰に・どこに

第一に作業のやり方がメインになると思います。
そして重要になるのが、いつ・何を・どうやって・誰に・どこに です。

 

いつ

その作業はいつ必要なのかです。毎日やるのか2週間おきなのか。月初月末なのか、四半期ごとなのか。

どのくらいの時間が掛かっていつまでに提出する必要があるのか、など作業時間や期限について伝えることは大切です。

 

何を・どうやって

作業が数種類あるなら、優先順位があるのか無いのか。社内的なものか対外的なものなのか。機密情報があるのか。

実際に作成する書類やシステム入力の画面を見ながら作業を経験するのが一番です。その時の助けになるようなマニュアルが欲しいですね。

 

誰に・どこに

  • スクリーンショットで画像付きのマニュアルを作り作業の流れを矢印で示すと見やすい
  • わからないときに誰に聞けるのか、どこを探せばファイルが見つかるのか、
  • 書類を保存しているファイルの所在や共有フォルダーの場所を書いてあげると親切
  • URLを書いておく

 

その他にも、社内で使用する独特の言い回しや専門用語を一覧にしておくと親切です。
たとえば文書の改訂・更新のことをreviseリバイスと言ったりrevisionリビジョンやissue upイッシューアップと言ったり、その職場独特の言い方があるかもしれません。

 

私の居た職場はアルファベット3文字の略語が普通に会話にも文書にも使われいて、それが何なのか元の単語を知るまで全く意味が分かりませんでした。
社内略語辞典みたいなものが欲しかったですね。

 

マニュアルは箇条書きでも良いので書かれた文書で残してほしい

口頭だけで説明されても新人は頭に入らないのです。
新しく派遣されてきたばかりの派遣スタッフは、言われている意味を理解するのに時間が掛かります。

 

派遣契約を終了することを決めたら、後任者が来る前までに引き継ぎマニュアルを作りましょう。そしてどの順番で伝えたら理解しやすいか順序を決めておきましょう。

クラゲ

私がこの仕事を始めた時はマニュアルなんて無かったわ!

イカ

まぁ、そんなこと言わず。マニュアルがあったら良かったのにって思ったでしょう?

 

書かれたマニュアルが手元にあるだけで、前任者がいなくなってしまっても不安に思う気持ちが和らぎます。

引き継ぎをしてもらう側は、口頭で言われたことは忘れてしまうのですぐにメモしましょう。自分の文字で書くことが理解の助けになります。

いずれにしても引き継ぎは短期決戦になると思います。

 

マニュアルを利用して気持ち良く仕事をスタートしてほしい

同じ職場で長く働いているほど、仕事にも慣れ、いちいち考えなくても自然に手が動いてくれるようになったりします。そうすると自分では簡単な当たり前のような作業となって、少しも難しくないように感じます。

 

派遣社員であっても、その仕事を派遣先企業から任されて毎日継続して作業してきたわけです。しかも3~4年のうちには新しいルールや新しい状況が加わっていることもあり、正社員でさえ覚えていない作業もあります。

 

私もそうでしたが、新しく来たばかりの派遣スタッフが初めて出会うその作業は、とても自分の手におえない気がしてしまうものです。

 

マニュアルがあれば少しは安心感が出てくると思うのです。引き継いでくれる後任の派遣スタッフには気持ち良く新しい仕事をスタートしてほしいですね。

 

そして新しく変更があればどんどん書き加えて、自分なりのマニュアルに作り替えてもらえば良いと思います。

 

まとめ

不満に思う職場環境や社員との相性はあったとは思いますが、縁あって派遣され少なからずお世話になった人たちがいるはずです。

思うところは色々あるにせよ、少しでも後任の派遣スタッフと派遣先の職場の皆さんが心地良く仕事を進められるようにしたいものです。

 

そして職場を変えるあなたは新しい扉を開けて、気持ち良く次のステップへと進みましょう!

 

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